Caso: Alimentos Don Julián S.A.S.

Objetivo de la sesión

Identificar los cuellos de botella en la planta y ayudar al empresario a comprender por qué la operación está desordenada y qué acciones inmediatas puede tomar para estabilizar la producción.

Notas de la sesión 

Participantes:

• Mentor: Carolina, ingeniera industrial con 20 años de experiencia en operaciones y plantas de alimentos.

• Mentee: Julián, fundador y gerente general de Alimentos Don Julián S.A.S.

Duración: 90 minutos
Formato: Conversación guiada (toma de notas estilo realista)

Inicio de la sesión

Mentor: Julián, cuéntame cómo estás llegando hoy a esta sesión.

Julián: Agotado, la verdad. La planta se nos volvió un caos. Cuando producimos un lote grande, se nos atrasa todo lo demás. Cada semana hay un problema distinto. Yo pensé que vender más iba a ser bueno… pero siento que la empresa se me desordenó.

Mentor: ¿Cuál fue el último problema que te desgastó más?

Julián: El lote de ají miel. Perdimos casi 120 kilos por una falla en la cocción. La mezcla quedó muy líquida y tocó botar casi todo. Ahí perdimos plata, tiempo y reputación. Y cuando revisamos… nadie tenía claro el punto exacto de mezcla.

Mentor: Eso suena a falta de estándar. ¿Tienes recetas formalizadas o está todo en la cabeza del equipo?

Julián: En la cabeza… y en mis libretas. Yo sé cómo es. Pero cuando no estoy yo, todo se descontrola.

Exploración del proceso

Mentor: Hagamos algo sencillo: descríbeme un día típico de producción.

Julián: (Habla rápido) Llegan los insumos… el equipo empieza a lavar… luego preparar… pero si la mezcladora no está lista, se me atrasan; y si la etiquetadora falla, todo el lote que está en espera se enfría demasiado. A veces empacamos dos productos distintos al mismo tiempo. No sé… es como si todos hicieran lo que pueden, no lo que deben.

Mentor: ¿Y tú dónde estás durante ese proceso?

Julián: En todas partes. Revisando. Ajustando. Supervisando. Apagando incendios.

Mentor: ¿Qué pasa cuando no estás?

Julián: Los tiempos se duplican. El desperdicio sube. Y me llaman cada cinco minutos.

Momento clave de la sesión

La mentora dibuja un mapa rápido del proceso en una hoja.

1. Recepción

2. Lavado

3. Preparación

4. Cocción

5. Mezcla

6. Envasado

7. Etiquetado

8. Empaque

Mentor: Julián, ¿cuál de estos pasos te genera más dolores de cabeza?

Julián: Lavado y envasado. Esos dos matan mi día.

Mentor: ¿Por capacidad o por calidad?

Julián: Por las dos. Lavamos muy lento porque no hay un flujo claro. Y envasamos lento porque cada operario tiene su método.

Mentor: ¿Cuánto de lo que hoy pasa está documentado?

Julián: Nada formal. Todo está… pues, en mi experiencia.

La mentora hace una pausa larga.

Mentor: Entonces el problema no es la planta. Es que la planta depende completamente de ti.

Julián baja la mirada.

Julián: Sí… es que me da miedo que la calidad se pierda.

Mentor: Y por proteger la calidad, estás sacrificando la estabilidad. No puedes ser tú el estándar. El estándar debe estar escrito.

Intervención formativa del mentor

La mentora dibuja dos columnas: Hoy y Ideal.

Hoy

• Recetas en la cabeza del dueño.

• Operarios improvisan.

• No hay responsables claros.

• Capacidad no calculada.

• Indicadores inexistentes.

Ideal

• Recetas estandarizadas.

• Documento maestro de proceso.

• Roles claros.

• Flujo visual.

• 3 indicadores base.

Mentor: Estás tratando de crecer con una operación artesanal. Y eso funciona solo hasta cierto punto.

Julián: Me cuesta soltar… pero sé que tienes razón.

Preguntas detonadoras

Mentor: ¿Quién es la persona de más confianza en planta?

Julián: Laura. Ella empezó conmigo desde la casa.

Mentor: ¿Podría ser la líder de producción si le damos método y formación?

Julián: Sí. Ella podría.

Mentor: ¿Qué pasaría si ella asumiera el control del lote y tú solo revisaras indicadores diarios?

Julián: Me liberaría… y creo que la planta avanzaría más.

Cierre de la sesión y plan de acción (30 días)

1. Documentar un proceso crítico:

Escoger una línea (ají miel) y crear la primera ficha estándar:

• ingredientes,

• tiempos,

• temperatura,

• punto de mezcla.

2. Asignar líder de producción:

Laura será la encargada de los lotes. Julián solo supervisará indicadores.

3. Crear tres indicadores inmediatos:

• % de merma,

• tiempo por lote,

• reprocesos.

4. Reunión diaria de 10 minutos:

Revisar los tres indicadores y un hallazgo del día.

Reflexión final del mentee

Julián: Siento que todo lo que está fallando es obvio… pero como estoy tan metido en el día a día, no lo veía. Me da miedo delegar, pero más miedo me da seguir así. Tengo que ordenar la planta.

Mentor: Ese es el primer paso: darte cuenta de que el desorden no es culpa de la gente, sino del sistema. Y eso sí lo puedes cambiar.

Fin de la sesión